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Créateurs d’entreprise, définissez votre solution informatique de gestion avec DBF AUDIT |
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Le moment que vous attendiez depuis longtemps est arrivé : vous allez démarrer votre activité ! Mais au fait quelles solutions informatiques allez-vous choisir pour assurer la gestion commerciale et financière de votre entreprise ?
Premier devis, première facture, premier achat, comment traiter ces données de façon professionnelle ?
Quel est le premier impératif du créateur en termes de « comptabilité » ?
Le créateur doit dès le démarrage de son activité avoir un suivi de son Chiffre d’affaires (c’est à dire suivre l’état de sa facturation, de ses encaissements).
Pour une TPE ayant un petit volume de facturation, par exemple pour une activité de prestations de conseil émettant 4 à 5 factures par mois, une saisie sur EXCEL est suffisante.
Si le volume de facturation est plus important, on peut conseiller au créateur de s’équiper de logiciels dédiés aux TPE ayant plusieurs applications : réalisation de devis, factures, suivi des paiements mailing…
Quels logiciels choisir ?
Les logiciels tels CIEL ou EBP, les plus courants, sont faciles d’utilisation, moyennant une petite formation. Par ailleurs leur coût est raisonnable (+/-300 €).
Il existe aussi des logiciels « métiers » par exemple : Coiffeur, Carrossier, Bar etc.…
Mais la comptabilité ne s’arrête pas à ce stade ?
En effet. Quelle que soit la solution choisie, EXCEL ou logiciel de facturation, le créateur doit décider s’il externalise ou non sa comptabilité.
Si le chef d’entreprise décide de conserver la comptabilité chez lui, on couplera le logiciel de facturation à un logiciel comptable. Un lien entre les deux se fera automatiquement. Un certain nombre de tâches sont faites dans le logiciel de facturation et « traduites » dans le logiciel comptable sans aucune connaissance particulière.
La finalisation de la comptabilité pourra ensuite être réalisée par le Cabinet comptable chez le client ou au Cabinet.
Si la décision est d’externaliser la comptabilité, les opérations saisies sur EXCEL ou sur son logiciel de facturation sont transmises au cabinet comptable qui les intégrera dans son outil comptable sans ressaisie.
Enfin, autre choix, le chef d’entreprise souhaite partager en temps réel sa comptabilité avec le cabinet comptable.
La solution « on line » est idéale.Via Internet le client dépose sur son espace dédié au cabinet comptable les données de ses ventes. Celles-ci sont travaillées par le cabinet. L’entreprise peut ainsi à tout moment, de n’importe où consulter sur le Net sa comptabilité sur son dossier partagé et sécurisé. C’est ce que l’on appelle le travail collaboratif.
Cette solution permet de contrôler et maîtriser au quotidien tous les indicateurs vitaux de l’entreprise.
Au fil du temps, l’entreprise va peut-être s’agrandir, se structurer, ses besoins en termes de gestion administrative vont évoluer ?
Le dirigeant adaptera ses outils de gestion comptables avec son cabinet comptable. À chacun d'étudier avec son interlocuteur spécialiste, comme L'expert-comptable la solution adaptée à son entreprise en sachant, bien entendu, que ces solutions vont évoluer avec l’entreprise.
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Jacques ROBIN Anne-Laure ZERR
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Alexandre VALLETTE Benoît WATEAU
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